Gestione delle scorte

Con il termine scorta viene definito il quantitativo di materiali presente all’interno del sistema produttivo in attesa di essere sottoposto ad un processo di trasformazione o di distribuzione.

In un’azienda migliorare la performance dei processi di approvvigionamento e quindi avere una gestione delle scorte attenta, misurata rispetto al fabbisogno, è tra i principali fattori che riescono a garantire un’adeguata incidenza dei costi logistici a beneficio dell’intera filiera.

La scorta di sicurezza

Un primo concetto chiave con il quale occorre confrontarsi è la cosiddetta scorta di sicurezza: spesso il fabbisogno in base al quale occorre calibrare l'approvvigionamento dei beni risente di un certo grado di incertezza della domanda; si cerca allora di individuare la distribuzione di probabilità che meglio approssima il futuro assorbimento del mercato. Lo scopo della scorta di sicurezza è evitare che il processo di produzione o distribuzione si interrompa, andando ad impattare negativamente sui costi dell’azienda. A questo criterio vanno poi a sommarsi ulteriori fattori specifici considerati rilevanti per l’azienda.

Essendo per definizione lo scopo delle scorte di sicurezza quello di assicurare continuità ai processi produttivi ed alle vendite, fattori chiave nella sua definizione saranno il fabbisogno durante il periodo di lead time da fornitore ed il livello di servizio che si vuole garantire (cioè la probabilità desiderata di non avere rotture di stock durante il lead time di approvvigionamento, è un valore determinabile a priori consultando opportune tavole di riferimento).

Per ricondurre quanto finora esposto ad una formula molto semplificata, potremo dire che:

scorta di sicurezza = variabilità della domanda nel lead time * livello di servizio

Va da sé che tanto più la previsione della domanda sarà precisa e le consegne dei materiali in ingresso puntuali, tanto più alto sarà il risparmio legato allo stoccaggio di una minore scorta di sicurezza, mentre maggiori livelli di incertezza richiederanno una più elevata scorta di sicurezza con conseguente aumento dei costi di magazzino.

Mantenere un equilibrio nelle scorte, assicurando un livello di servizio qualitativamente adeguato ed al contempo non perdendo di vista i costi ad esso collegati non è operazione semplice. Teniamo anche presente che questo equilibrio non può e non deve rimanere fisso ed invariato nel tempo: per rivelarsi efficace un adattamento dinamico alle vendite ed alle strategie che verranno di volta in volta adottate è essenziale.

Il valore della scorta non è quindi una costante: è soggetto a variazioni nel tempo, deteterminate da una concorrenza di fattori interni ed esterni all’azienda.

Procediamo adesso ad osservare un grafico riguardante l’andamento delle scorte di un generico prodotto in un periodo definito.

Si può chiaramente leggere come, scendendo al di sotto del valore fissato come scorta di sicurezza, si vada incontro al rischio di rottura di stock per l’articolo in analisi.

I due modelli più diffusi per definire il riapprovvigionamento nella gestione delle scorte di magazzino sono i seguenti:

a punto fisso di riordino (l’ordine viene effettuato al raggiungimento di un livello prefissato di stock del prodotto)

a periodo fisso di riordino (l’ordine viene effettuato ad intervalli di tempo regolari)

Il metodo a punto fisso

Come già esposto, questo modello dipende dalla domanda dell’articolo considerato: l’ordine di riapprovvigionamento viene emesso quando la disponibilità del prodotto raggiunge un punto di riordino fissato, di conseguenza le giacenze devono essere costantemente monitorate.

Solitamente il punto di riordino è calcolato come la somma della domanda nel lead time e della scorta di sicurezza. Anche in questo caso possiamo ricondurre il tutto ad una semplice formula:

Punto di riordino = scorta di sicurezza + vendita giornaliera * tempo di riapprovvigionamento

Per fare un esempio semplificato: avendo la nostra azienda stabilito che la scorta di sicurezza dell’articolo ABC debba essere pari ad 80 unità, sapendo che la domanda nel lead time da fornitore per quell’articolo è di 20 unità, il punto di riordino per il prodotto in questione sarà pari a:

P = 80 + 20 = 100 unità.

Una volta individuato il punto di riordino è necessario però valutare anche una serie di fattori economici quali: il valore della merce, il costo del singolo ordine di acquisto, i costi di stoccaggio del materiale. Ciò ci porta a considerare il concetto di lotto economico d’acquisto: ossia la quantità ottimale da riordinare tale da minimizzare i costi complessivi legati sia alla gestione dei riordini, sia al mantenimento a stock del materiale approvvigionato.

Volendo ricondurre il tutto ad una formula:

Costi totali = costo della merce da acquistare + costo totale degli ordini + costo totale di stoccaggio

Osservando il grafico sulla destra si può notare come, al crescere del volume dell’ordine i costi di ordinazione calino, mentre di contro i costi di stoccaggio aumentino.

Il lotto economico d’acquisto è quindi definito dal valore dell’asse orizzontale in cui le due curve dei costi vanno ad intersecarsi.

Conoscere il lotto economico d’acquisto di un prodotto permette di contrattare con i propri fornitori le condizioni contrattuali che più si avvicinano a tale valore.

Ricapitolando

La gestione delle scorte a punto fisso di riordino ha i seguenti aspetti positivi: consente di effettuare un controllo continuo sui livelli di stock del materiale ed intervenire tempestivamente per il suo reintegro, è di semplice utilizzo, permette di effettuare ordini basandosi sul principio del lotto economico d’acquisto, permettendo di contenere il livello delle scorte ed i relativi costi di magazzino.

Per contro, il continuo bisogno di controllo dello stock può risultare oneroso in quanto porta ad un numero anche elevato di ordini a fornitore, spesso difficili da pianificare, ed impattanti anche sull’organizzazione delle diverse attività di magazzino.

Il metodo ad intervallo fisso di riordino

Seguendo questo criterio l’ordine viene lanciato ad intervalli di tempo regolari, riordinando un quantitativo variabile tale da ristabilire un livello di disponibilità prefissato. La necessità di effettuare un ordine di approvvigionamento quindi non deriva direttamente dalla domanda dell’articolo.

Livello disponibilità obiettivo = (domanda media tra due intervalli di riordino + lead time) + scorta di sicurezza

Osservando l'immagine sulla sinistra possiamo fare una valutazione di ordine pratico: questo modello infatti consente di ridurre il numero di ordini d’acquisto in quanto permette di pianificare e raggruppare agevolmente tutti quelli provenienti da medesimo fornitore.

I controlli sullo stock sono più distanziati nel tempo rispetto al metodo a punto fisso di riordino, pertanto si rende necessaria la presenza di maggiori scorte poiché la domanda può essere soggetta ad oscillazioni più ampie.

Ricapitolando

La gestione delle scorte a periodo fisso di riordino ha i seguenti aspetti positivi: il controllo dei livelli di stock è semplificato in quanto avviene ad intervalli più distanziati rispetto al metodo a punto fisso, permette di accorpare diversi ordini di rifornimento relativi a più articoli in un unico ordine a fornitore, come conseguenza anche tutte le attività di magazzino risultano più facilmente pianificabili.

Aspetti negativi: spesso i lotti di riordino non si rivelano ottimali (a differenza del lotto economico d’acquisto), ed a causa dei controlli più diradati sulle disponibilità dei prodotti occorre tenere stoccato in magazzino un livello di scorte più elevato per non incorrere in uno stock out.

Conclusioni

Data la complessità di fattori che intervengono nella moderna logistica, l’idea di affidarsi ad un unico criterio “rigido” che per forza di cose non può includere tutte le variabili interconnesse non si rivela una scelta praticabile né vincente. Quando il numero di articoli da gestire in magazzino risulta molto elevato, applicare questo tipo di controlli su ognuno di essi si trasforma in un lavoro estremamente oneroso, soprattutto alla luce della consapevolezza che non tutte le scorte presenti in magazzino possono essere gestite allo stesso modo e che anche lo stesso prodotto può venire trattato nel tempo con criteri differenti.

Concretamente si richiede che i dati relativi ai movimenti delle merci vengano costantemente aggiornati e verificati con accuratezza, onde evitare che il riordino dei materiali sia falsato da informazioni errate che potrebbero ripercuotersi sullo stock con gravi disallineamenti inventariali. Pur restando questi criteri di partenza un punto di riferimento imprescindibile per chiunque voglia comprendere il fare logistica, è bene affidarsi a consulenti professionisti: sia per la definizione dei punti strategici da tenere sotto costante controllo, sia per tracciare un percorso adeguato al fine di raggiungere l’ottimizzazione dei processi.

Una volta individuate tutte le principali variabili (differenti non solo di settore in settore ma, all’interno della stessa azienda, diversificate anche a livello capillare per i singoli prodotti), si potrà procedere ad affidare la gestione delle scorte a specifici software in grado di assistere nel monitoraggio degli stock.

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